Dolandırıcılık Mülakatı Yaparken Dikkat Etmeniz Gerekenler Nelerdir

Firmalar tarafından oluşturulan Etik Kod’da her Firma özelinde dolandırıcılıkla ilgili bir maddenin yer alması son derece önemlidir. Etik Hat ve diğer ihbar kanalları ile ortaya çıkartılan dolandırıcılık suçunun gerçekte olup olmadığı ve oldu ise tekrarlanmaması için gerekli önlem ve tedbirlerin alınabilmesi açısından dolandırıcılık görüşmesinin uzman bir kişi tarafından yapılmasına dikkat edilmesi gerekir.

Profesyonel yaşamda en sık rastlanılan etik ihlallerinden biri de dolandırıcılıktır. Dolayısıyla Firmanın bu konuda mülakat yaparken son derece dikkatli olması ve profesyonel bir yol izlemesi gerekmektedir. Bir dolandırıcılık görüşmesinin temel amacı, şüpheli dolandırıcılıkla ilgili gerçek bilgiyi toplayabilmektir.

Birinin karşısında oturup dolandırıcılık yapıp yapmadığını sorma düşüncesi son derece rahatsız edici fakat bir o kadar da zorunlu bir görev gibi görünebilir. Görüşmeyi yapan kişinin sorularının olması son derece doğaldır. “Bu soruları sormaya hakkım var mı?” veya “Bana karşı dürüst olup olmadıklarını nasıl anlarım?”

Dolandırıcılık mülakat soruları ve teknikleri, dolandırıcılık denetçileri tarafından yıllarca süren dolandırıcılık araştırmalarıyla öğrenilir ve mükemmele yakın bir hale getirilmeye çalışılır. Her bir dolandırıcılık denetçisi kendi görüşme tarzını geliştirmek ister ancak şunu unutmamak gerekir ki her bir denetçinin kendi tarzı da olsa başarılı bir dolandırıcılık görüşmesinin tüm profesyonellerin takip edebileceği bazı temel ilkeleri vardır. Aşağıdakiler bu ilkelere ışık tutacak bazı özel sorulardan oluşturulmuştur;

  1. Görüşmeye Sohbet Eder Gibi Başlayın

Her dolandırıcılık görüşmesi basit bir sohbet olarak başlamalıdır. Amaç, görüşülen kişiyle yakınlık kurarken bazı gerekli in bilgilerini öğrenmektir. Görüşmenin amacını belirttikten sonra, görüşülen kişinin ile ilgili bağlantısı, süreç ve nazı sosyal ilişkileri de içeren sorularla başlayın.

  1. Ne kadar süredir Firmada çalışıyorsunuz?
  2. İş ünvanınız nedir bu ünvanın tanımı ve size belirtilmiş olan sorumluluklarınız nelerdir?
  3. İşte normal bir günününüz, ayınız ve yılınız nasıl geçiyor anlatır mısınız?

Görüşülen kişinin belirli sorumlulukları belirlendikten sonra, görevleri hakkında detaylı bilgiler isteyin. Şunun gibi sorular sorun:

  1. Kişisel olarak nasıl organize kalıyorsunuz? Hangi görevlere öncelik veriyorsunuz?
  2. Ay sonu mutabakatlarını gerçekleştirirken, mutabakat çalışmanız ne zaman sona eriyor? Çalışmanızı kim kontrol ediyor? Herhangi bir puanlama sistemi bulunuyor mu? Mutabakatı hemen imzalıyorlar mı yoksa detaylı bir analizden mi geçiyor?
  3. Sahada olduğunuz sırada ofisteki görevleriniz konusunda size yardımcı olan birisi bulunuyor mu? Ofiste günlük olarak en çok kiminle etkileşime giriyorsunuz? Görevlerinizi tamamlayabilmeniz için verileri / belgeleri sağlamak için kime güveniyorsunuz?

Görüşülen kişiyi ve pozisyonunun sorumluluklarını öğrenmek için bilgi almak, görüşme yapılan kişiyle oluşturulan görüşme sırasında güzel bir ton oluşturur. Unutmamak gerekir ki her 2 taraf için de güvene dayalı bir mülakat gerçekleştirmek gerçeklerin açığa çıkması için son derece önemlidir. Görüşülen kişiyi kendileri hakkında konuşmaya teşvik etmek, biraz güven kazanmaya ve ilişki geliştirmeye yardımcı olur. Bu sorgulama süreci boyunca, Firma içindeki işleyişler, ilişkiler, görev dağılımları ve organizasyon şeması gibi bir çok değerli bilgiyi öğrenebilir böylelikle mülakatın diğer etapları için işinizi kolaylaştırabilirsiniz.

  1. Üzerinden Geçmekten Çekinmeyin

Deneyimsiz dolandırıcılık mülakatçılarının en temel sorunlarından biri, ifadeleri yeniden teyit etme, konuları yeniden gözden geçirme ve daha fazla örnek isteme konusundaki isteksizlikleridir. Görüşmeciler genellikle anlamadıkları veya ikinci bir açıklamaya ihtiyaç duydukları izlenimini vermek istemezler, ancak bu adım başarılı bir görüşme için son derece önemlidir. Mülakat yapılan kişite aynı soruyu yöneltmek veya farklı kelimelerle aynı soruyu sormak ilkinde atladığı veya yalan söylediği bir bilgi varsa bunun açığa çıkmasına fayda sağlayacaktır. Bir konuyu birden çok kez gözden geçirmek ve daha fazla örnek istemek yalnızca açıklık sağlamakla kalmaz, aynı zamanda görüşülen kişinin ifadelerindeki tutarsızlıkları da belirleyebilir. Görüşmeciler, görüşülen kişinin daha önce açıkladığı belirli bir prosedürün veya sürecin ayrıntılarını düzenli olarak gözden geçirmeli, aşağıdaki gibi sorularla daha fazla ayrıntı ve örnekler istemelidir:

  1. Bahsettiğiniz süreci anlayamadım. Kıdemli muhasebecinin rolünün ne olduğunu bana tekrar anlatabilir misiniz?
  2. Destekleyici belgeler olmadan kontrollerin imzalanması bana mantıklı gelmedi. İncelemelerin ne zaman yapıldığını ve sürecin tam olarak nasıl olduğunu anlayabilmem için bana biraz daha bilgi verebilir misiniz?

Bir görüşmecinin endişelerinin en küçüğü bilgisiz veya aptal görünmek olmalıdır. Görüşülen kişinin neyi açıkladığını tam olarak anlamanın öneminin önüne hiçbir şey geçmemelidir. Bu konu bu görüşmenin temelini oluşturmalıdır.

  1. Geceleri Onları Uykularından Uyandıran Şeyi Anlamaya Çalışın

Belirli bir düzeyde uyum sağlandıktan ve görüşülen kişinin şirket içindeki pozisyonu ve sorumlulukları hakkında net bir bilgiye sahip olduktan sonra, görüşmeci hangi alanların kendilerini rahatsız ettiğini veya riskli göründüğünü belirlemek için aşağıdaki soruları sormalıdır;

  1. Sizi geceleri ayakta tutan veya işinizle ilgili en çok endişelendiren şey nedir?
  2. İş tanımınızın dışında çalıştığınızı düşündüğünüz veya yapmaya yetkili olmadığınız görevleri yerine getirmenizin istendiği zamanlar var mı?
  3. Müdürleriniz tarafından çalışmalarınızın yeterince desteklendiğini ve gerekli kontrollerin yapıldığını hissediyor musunuz?
  4. Firma için riskli olduğunu düşündüğünüz görevleri yerine getiren diğer çalışanlar olduğunu düşünüyor musunuz?

Görüşmeciler cevapları daha fazla araştırmaktan korkmamalıdır. Çoğu çalışanın, işleri hakkında kendilerini endişelendiren en azından birkaç şeyi vardır. Çoğu zaman, son tarihler, iş kalitesi ve işten ayrılmanın etkileri ile ilgilidir, ancak bazen bu konuları daha derinlemesine incelemek, politikaların ve prosedürlerin nerelerde izlenmediğini, iç kontrollerin atlandığını veya uygun olmayan işlemlerin gözden kaçtığını belirleyebilir.

  1. Dolandırıcılık Hakkında Detaylı Bilgi Almaya Çalışın

Dolandırıcılık hakkında konuşmak suçlu bir kişi bile olsa asla üzerinde konuşulmak istenilen bir konu değildir. Çalışanlar genellikle pozisyonlarını ve şirketlerini yeterince iyi tanırlarsa nerede açık olduğunu ve dolayısıyla hangi alanlarda dolandırıcılık yapılacağını bilirler. Düşünseler de düşünmeseler de, çoğu zaman şirketin ve herkesin güvenlik açıklarını bilirler. Bu, dolandırıcılık şüphesi olsun veya olmasın, tüm görüşmecileri bir dolandırıcılık soruşturması sırasında harika bir kaynak haline getirir. Görüşmeciler aşağıdaki gibi sorular sorabilir:

  1. Dolandırıcılık için Firmanın en büyük riskleri ve açıkları nerelerde?
  2. Çalışanlar tarafından en çok atlatılan iç kontroller veya politikalar nelerdir?
  3. Siz veya başkaları şirketten hırsızlık yapmayı düşünseydiniz sizin için en kolay yol hangisi olurdu?

Çoğu araştırmada, bu tür sorular genellikle şirket için başka türlü bilinmeyen büyük dolandırıcılık risklerini tanımlar. Görüşülen kişilerin kendilerini dahil etme olasılığı düşük olsa da, soruşturmayı daha fazla bilgiye sahip olan birine yönlendirebilirler. Ayrıca, özellikle iş arkadaşlarından biri hakkında konuşmaktan çekinen görüşmeciler, şirkette bakmanız gereken yeri keşfetmeye yine de yardımcı olabilir.

  1. Görüşme Devam Ettikçe Israrcı Olun ve Bunu Hissettirin

Bir dolandırıcılık görüşmesinin derinliklerine inen görüşmeciler, daha zor soruları sormaya başlamak için doğru bir konumdadırlar. Dolayısıyla artık direkt olarak istenilen soruların sorulması için doğru zaman gelmiştir.

  1. Şirket içinde dolandırıcılık veya şüpheli davranışlara katıldınız mı veya bunlara şahit oldunuz mu?
  2. Sizden, şirkette bir dolandırıcılık eylemine katılmanız veya görmezden gelmeniz hiç istendi mi?
  3. Şirketin hileli, ahlaka aykırı veya suç teşkil ettiğini düşündüğünüz herhangi bir faaliyeti var mı?

Bu, belirli iddialar içeren bir dolandırıcılık soruşturması ise, artık bilinen iddialara ve görüşmedeki tutarsızlıklara odaklanmaya başlamanın tam zamanıdır. Görüşülen kişinin dolandırıcılık iddiası ile karşı karşıya olduğu hissettirilmelidir.

Görüşmenin başlangıcında, görüşmeciler, görüşmeciye duymak istediklerini düşündüklerini söyleme arzusuyla motive edilerek sorumluluklarını abartabilirler ve yanlış ifadeler kullanabilirler. Ancak görüşmeci daha fazla soru sorduğunda ve sorumluluklarının daha fazla detayına girdikçe, kısayollar, yalan yanlış ifadelerin olduğu gerçeği ortaya çıkabilir, tamamladıkları gözden geçirilmeyen görevler, göz ardı edilen kontroller ve dengeler veya hikayelerinin eklenmediği alanlar ortaya çıkabilir. . İyi bir görüşmeci bu öğelerin geçmesine izin vermez. Bu farklılıklar belirlendikçe ve gerçek süreçler netleştirildikçe, görüşmeciler şirketin daha net bir resmini, dolandırıcılık olasılığını ve görüşülen kişinin olası katılımını geliştirmelidir.

Probuddy uzman ekibi olarak dolandırıcılık görüşmelerini yapabilir ve Firmanızda geliştirilmesi gerekli ve açık iş akışlarının yeniden düzenlenmesinde profesyonel destek sağlayabiliriz.

 

Bir cevap yazın