Araç çubuğuna atla

Etik Kod Oluştururken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Şirketlerden günümüzde insan kaynakları kapsamında en fazla talep kendi Etik Kurallarını veya Davranış kurallarını oluşturma yönüne. Şirketiniz için bir kod oluşturmak üzere izleyebileceğiniz bazı adımlara beraber bakalım.  Bu çalışmada belirtilen noktalar Şirketlerin kendi etik kodlarını oluştururken tecrübe edindiklerinden yola çıkarak hazırlanmıştır.

Etik Kurallar Nedir?

Davranış Kuralları olarak da adlandırılan Etik Kurallar, şirketinizin her bir üyesi için kültür, duygu ve beklentileri belirlemek amacıyla oluşturulmuş yazılı bir belgedir. Bu belge, tüm ekip üyelerinin ve Şirket çalışanlarının, yaşamaktan sorumlu tutulabileceği bir standart sunan gereksinimleri, ihtiyaçları ve avantajları belirler.

Etik Kuralları olmayan şirketlerde, bu ilkeler yalnızca ima edilir ve ne yazık ki oldukları varsayılır. Ne yazık ki, bu koşullarda, çalışanlardan beklenenler genellikle patronun ruh haline veya şu anda geçmekte olduğunuz koşullara bağlıdır. Sonuç, sürekli değişen sahte kurallar dizisi ve hangi eylemlerin doğru ve hangilerinin yanlış olduğuna dair net olmayan bir tablodur. İyi yazılmış bir kod, herkesten ne beklendiğine dair açık bir rehberlik sağlar ve tüm çalışanların el klavuzudur.

Şirketiniz sürekli değişen kurallarla boğuşuyorsa, artık Şirketiniz için güncellenebilen bir davranış kodu geliştirmenin tam zamanı. Siz ne dersiniz?

Şirketinizin Neye İnandığına Karar Verin

Bu egzersizi tamamlamadan önce bunun biraz aptalca olduğunu düşünebilirsiniz. Şirketinizin gerçekte neye inandığını yazarken, her bir çalışanın günlük eylemlerinin, her birinin sahip olduğu inançlardan kaynaklandığını anlamaya başlayacaksınız.

İnsanların etik konusunda neye inandıklarını kontrol edemeseniz de, kodunuzdaki beklentileri yazarak şirketinizde istihdam için standart belirlersiniz. İşe alırken, günlük kararlar verirken, terfi ederken veya disiplin yaparken, bu klavuz işaret edebileceğiniz yazılı bir standart olacaktır.

Çalışanlar bu inanç ve davranışların herhangi bir kısmına uymayabilir ve yanlışlıklar gündeme gelir fakat Şirketi ilgilendiren konulardaki eylemleri bu standarda göre düzeltilebilir. Düzeltme başarısız olursa, standardın istihdamda gerekli ayarlamaları yapıyor olması ve değişen koşullara göre adapte edilebiliyor olması çok önemlidir.

Başkalarından Bilgi ve Tecrübe Satın Alın

Bu, iki saatlik bir proje veya kötü performans gösteren bir çalışanı dövmek için öğleden sonra kırbaçladığınız bir belge değil. Belgenin geliştirilmesi zaman almalı ve şirket içindeki farklı departmanlardaki çalışanlardan gelen girdileri içermelidir. Şirketin kilit çalışanlarını etik kuralların neler içermesi gerektiği konusunda fikirlerini ve vizyonlarını paylaşmaya davet edin. Bu görevin ve sorumluluğun önemini kavrayabilmeleri için bu ve bunun gibi makaleleri kendileri ile mutlaka paylaşın.

Başkalarını dahil etmek hafife alınmamalıdır. Çalışanların katkıları dikkate alındığında, çok daha üstün bir belgenin ortaya çıkmasına yol açacaktır. Bu rehber belgenin yalnızca şirketin değil, şirketteki herkesin de büyümesini ve gelişmesini amaçladığını sakın unutmayın.

Başkalarını da dahil ederek, kodun şirketteki herkes için geçerli olduğu anlaşılmalı ve herhangi bir hiyerarşi içermeden herkes için geçerli olduğunun altının çizilmesi son derece önemlidir.

Kodunuza Neler Dahil Edilmeli

Ekibiniz toplandığında Davranış Kurallarınızı hazırlamaya başlayın. Amacınız, şirketinize uygun bir belge yazmaktır. Sektörümüzdeki daha küçük şirketler için genellikle tek bir sayfa kodu yeterlidir.

Kodunuz çok uzun veya anlaşılması güç olursa çalışanların bu koda uymaları güçleşecektir. Kullanılacağından emin olmak için beklentileri önceden belirleyin, çok belirsiz veya çok spesifik olmadığından emin olun. Bu kodun şirketinizdeki herkes için geçerli olduğunu ve müşterilerinizin her birini de etkilemesi gerektiğini unutmayın. Şirketinizdeki çok çeşitli durumlara bağlanan bir standart olmalıdır.

Misyon ve Amaç Bildirimi  kodunuzu oluştururken son derece önemlidir. Kodunuzu, şirketinizin temel misyonunu ve amacını ifade eden bir bildirimle başlatın. Örnek vermek gerekirse aşağıdakiler gibi;

  • Olağanüstü hizmeti, dürüstlüğü ve müşterilerimizin ihtiyaçlarını anlaması nedeniyle sektörde iyi bilinen bir şirket olmayı taahhüt ediyoruz.
  • Firmamız müşterilerimizin ihtiyaçlarını ve isteklerini açıkça anlamaktadır. Onlara bilinçli kararlar vermelerini sağlayan teşhis ve öneriler sunuyoruz.
  • Vasıflı profesyoneller tarafından sunulan kaliteli mühendislik ve işçilikle müşterilerimize değer sağlayacağız.
  • Müşterilerimizi her düzeyde memnun edecek ve müşteri beklentilerini yerine getireceğiz.

Kodunuzun Amacını Belirtin – Davranış kuralınızın amacını açıklamak, sonucun şirketin tüm düzeylerindeki kişiler tarafından benimsenmesini sağlar. Kodunuzun amaçları aşağıdaki gibi ifadeler içerebilir:

  • Günlük davranışımızı etkileyen açık bir standartlar dizisi sağlamak…
  • Günlük davranış ve karar verme standartlarına göre, bu davranış kurallarını belirleriz.
  • Bu şirketteki herkes için etik standartları ve uygun davranışı teşvik etmek ve uygulamak için…

Kodunuzu, belirli iş etkinliklerine uygun davranış gösteren birkaç bölüme ayırmayı seçebilirsiniz.

İç Şirket İlişkilerini Yöneten İlkeler – Kodunuzun bu bölümü, şirket tarafından istihdam edilenler arasındaki iç ilişkilerin şekillendirilmesi için gerekli standartlardan oluşabilir.

  • Çalışanlar için gereken karakter özelliklerinin açıklanması
  • Yasalara saygı
  • Güvenlik ve endüstri düzenlemelerine uyum
  • Sürekli eğitim ve sertifikasyon
  • Kişisel gelişim için şirket felsefesinin açıklaması.

Müşterilerle İlişkiler – Bu, kodunuzun en kritik kısmı olabilir. Unutmayın şirket çalışanlarınızın şirketi ve kendi performanslarını daha üst seviyeye çıkartmadaki temel amaç müşteriyle olan iletişimin geliştirilmesi ve pekiştirilmesidir.

  • Adil rekabeti kucaklıyoruz. Doğru ve doğru reklam, tanıtım ve pazarlama yapıyoruz…
  • Sistem performansını doğru bir şekilde teşhis etmek için zaman ve çaba harcıyoruz…
  • Müşterilerimizi önerilerimiz ve seçeneklerimiz hakkında doğru ve zamanında bilgilendiriyoruz…
  • İş yapmadan önce her zaman fiyatlandırma onayını güvence altına alacağız…
  • Ek maliyetler ortaya çıkarsa, müşterilerimizden önceden izin alırız…
  • Firmamız kapsamlı servis kayıtlarını ve raporlarını tutacaktır.
  • Her zaman müşterilerimizin zamanına saygı gösterecek ve dakik olacağız…

Kodun Uygulanması

Genel davranış beklentileri beyanı, her çalışanın eylemlerini şekillendirmeye yardımcı olurken, zorunlu olmadıkça, etki beklenilen seviyede olmaz.

Uygun olan yerlerde, kodu ihlal etmek için verilen cezaların ne zaman ve nasıl uygulanacağına dair açıklamalar eklenmelidir. Ayrıca, hoşgörünün geçerli olabileceği durumları açıklamak da bir tercih olabilir.

Gelecekte ihtiyaç duyulması halinde Şirket tarafından dışarıdan alınan bir Etik Hat hizmeti bulunuyor ise, ihbar bildirimi için kime başvuracağının açıklaması da çok değerlidir. Yıllık performans incelemelerinizdeki bir bölüm, şirket etik kurallarınıza da odaklanabilir.

Kodunuzun tek seferlik bir duyuru olması amaçlanmamalıdır. Şirketinizin tüm seviyeleri için kod eğitimi eklemelisiniz. Bu, kuruluştaki herkesin davranışını etkileyen düşünce ve eylemleri sürekli olarak etkileyecek ve bu ilkeleri sürekli akılda tutmaları sağlanacaktır.

Bir cevap yazın