COVID-19 yayıldıkça orta ve büyük ölçekli şirketler dijitalleşmeye devam ediyor. Uzaktan bağlantıyla işlerini yürütmeye çalışan Firmalarda başarılı bir dijital tabanlı iç denetimin nasıl olması gerektiğine dair bazı önerilerimiz bulunuyor.
Pandemi mevcut tehditleri büyüttüğü ve kurumların değerlendirmesi için sürekli yeni riskler oluşturduğu için, uyum liderleri bu dönemde doğru yeteneklerin, kontrollerin ve sonuç odaklı gözetim sisteminin gerekten yapılıp yapılmadığına dair konularda emin olmak için haklı olarak ek güvence arıyor ve yardım için iç denetimden destek bekliyorlar. Pandemiyi risk olarak görmektense avantaja çevirmek ve iç sistemlerin sağlam dijital alt yapılarla güçlendirerek yeni döneme hızlı adapte olabilmek her Firmanın kendi kararı.
Dünyanın birçok yerinde hareketliliği sınırlayan uzaktan çalışma ve seyahat kısıtlamalarıyla, denetim ve uyum liderleri de dijitalleşmenin faydalarında büyük bir değer buluyor: esas olarak hız, daha geniş paydaş katılımı ve sağlam ve merkezi raporlama bu değerin en önemli etkenleridir. Pek çok risk ve uyum ekibi, uzaktan denetimleri bir çok açıdan sahada olmaktan daha kolay ve hatta daha etkili buluyor.
Bununla birlikte, durum tespiti dijital olarak yürütmek, bir öğrenme eğrisi ile birlikte gelir. Kuruluşunuz dijital denetimleri tam olarak benimsemiş veya yolculuğunuza yeni başlıyorsanız, programınızdan en yüksek değeri elde etmeniz için faydalanabileceğiniz dört ipucunu burada paylaşmak isteriz.
- Önceliklendirmelerinizi Doğru Yapın
Üç ayda bir (veya koşulların gerektirdiği sıklıkta) pandeminin iç denetim planınızı nasıl etkilediğini değerlendirin. Sosyal mesafeye duyulan ihtiyaç göz önüne alındığında, iç güvenlik protokollerini kontrol etmeye daha fazla odaklanmanız mı gerekiyor? Çalışanların evden süresiz olarak çalıştığı durumda, siber güvenlik ve ağ yedekliliği en aza indirilebilir mi?
Denetimler, bugün iş yapma şeklinizi hesaba katmalıdır. Ve pandemi yayıldıkça her ay, hafta ve hatta gün büyük ölçüde farklı görünebilir. Yıllık denetim planınızı sürekli olarak gözden geçirin ve iş koşullarına, yönetim taleplerine ve endüstri / pazar dinamiklerine göre ayarlayın. Ekibinizi ve kilit paydaşlarınızı şu anda kritik ve acil riskler konusunda bilgilendirin, onlara gerekli uyum süreci konusunda eğitin ve bu çalışmaları bir kere değil bellirli aralıklarla olacak şekilde sürekli yapmaya özen gösterin.
- Bağlantı ve Takım Çalışmasının Daha Etkin Olması için Gerekli Kaynaklara Yatırım Yapın.
Denetim, ekip tabanlı bir işlevdir. Uzaktan çalışırken iş arkadaşları ve süreç sahipleri ile iş birliği yapmak, bağlantı kurmak doğal olarak daha zordur. Video konferans – ekran paylaşımı, kayıtlı toplantılar, beyaz tahta özellikleri ve daha fazlasıyla – mesafe engellerini ortadan kaldırabilir ve denetçilerin, tıpkı yüz yüze olduğu gibi gerçek zamanlı olarak prosedürleri veya belgeleri birlikte incelemesini sağlayabilirsiniz.
Bu araçlar ayrıca, denetçilerin canlı görüşmeler sırasında yararlı görsel ipuçlarını almalarına yardımcı olur. Ve “yüz yüze” konuşmak, denetçilerin, sürecin çok önemli bir parçası olan, denetlenen kişilerle yakınlık ve güven oluşturmasına yardımcı olur.
- Ekibinizin ve Denetçilerinizin Sürece Hazır Olduklarından Her Anlamda Emin Olun.
Başarılı bir uzaktan denetim, oldukça fazla hazırlık çalışması ve beklenti düzenlemesi gerektirecektir bunu aklınızdan çıkarmayın. İnsanlar aynı binada çalışmadığında test verilerini ve gerekli belgeleri elde etmek normalden daha da zor olabilir. Birinin masasına gidip soramadığınızda, ihtiyacınız olan bilgiler için insanları kovalamak çok daha zorlaşır. Dolayısıyla bu tip yeni dinamiklere hazırlıklı olun.
Uzaktan nasıl etkili bir şekilde çalışılacağına dair rehberlik sağlayarak başlayın. Geri dönüş zaman çizelgeleri, onlardan beklenenler ve toplantılardan önce ve sonra paylaşmaları gerekenler dahil olmak üzere, tüm denetlenen kurumların ve paydaşların sanal denetim sürecinde uyumlu olduğundan emin olun. Denetlenenlere, denetimin bir parçası olarak önceliklerinizin neler olduğunu, sağlamaları gereken önemli ve yardımcı belgeleri ve hazırlık yapmaları için yeterli zaman sağlamak için toplantı sırasında neleri ele alacağını önceden bildirin.
- Manuel İşlemlerle Vedalaşın.
Günümüzde birçok ekip, çeşitli dahili ağ sürücülerine kaydedilen elektronik tabloları kullanarak denetim faaliyetini planlar, yakalar ve izler. Bu yaklaşım, pandemi öncesi sorgulanabilirdi ve sanal olarak gerçekleştirilen denetimler için düpedüz etkisizdir. Denetim ekiplerinin uyumluluğu sağlamak, ilerlemeyi ölçmek, sonuçları geçmiş denetim puanlarına göre değerlendirmek ve insanları eylemlerinden sorumlu tutmak için merkezi bir sisteme ihtiyaç olduğunu aklınızdan çıkartmayın.
Doğru teknolojiye yatırım yapmak, denetim ve güvence ekiplerinin tutarlı bir denetim metodolojisi uygulamasına, eksik sorunların olasılığını azaltmasına ve kuruluşun sürekli gelişen pandemik risk ortamına uyum sağlamalarına imkan sağlar. Bulut tabanlı otomatik bir sistem, denetimle ilgili tüm bilgilerin bir havuzunu oluşturur ve bunu ilgili tüm taraflarla kolayca paylaşır, böylece hiç kimsenin gerekli bilgileri kovalaması gerekmez. Denetim ve güvence uzmanları, kararlarını en güncel verilere (eski e-postalar ve dosyalar yerine) dayandırdıklarından emin olabilirler ve iş arkadaşlarına görevler ve hatırlatıcılar atayabilirler. Gelişmiş analitik ve verilerin anlık görsel tasvirleri ile bu araçlar aynı zamanda zahmetli manuel raporlamayı ortadan kaldırır, denetim döngüsünü hızlandırır ve ekiplerin denetim stratejilerini iyileştirmeye odaklanması için zaman kazandırır.
Kalıcı uzaktan çalışmanın pandemi sonrası birçok çalışan için bir seçenek olması gibi, sanal denetimler de büyük olasılıkla sistem içinde kullanılmaya ve tercih edilmeye devam edilecektir. Bir denetim ister sanal ister yerinde olsun, araçlardan doğru yollarla yararlanmak, denetim fonksiyonunun kıdemli liderler arasındaki görünürlüğünü artırabilir. İç denetim, yönetişimin, risk ve uyumluluk uygulamalarının etkinliğini daha hızlı ve daha doğru bir şekilde değerlendirerek, kurumun genel risk yönetimi ve iş hedeflerine ulaşmada stratejik bir yol olarak konumlanmasını sağlamlaştırır.